Tata Cara Menerima Tamu Kantor

MENERIMA TAMU KANTOR

A. Pengertian Tamu Kantor

Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok yang datang kesebuah perusahaan untuk kepentingan tertentu. Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara pimpinan dengan tamu-tamu yang akan bertemu dengan pimpinan. Mulai dari membuat janji, konfirmasi, sampai menerima kedatangan tamu pimpinan di kantor. Tetapi sebagai sekretaris, tidak dapat menerima tamu begitu saja. Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima tamu.

Dalam menerima tamu ada etika-etika yang harus kita ketahui, untuk menciptakan suasana yang menyenangkan dilingkungan kerja tersebut agar tamu merasa nyaman dan mempunyai kesan baik ketika melakukan kerjasama. Selain itu, seorang sekretaris juga harus mengetahui dan memahami sifat, kedudukan atau pangkat dan perilaku tamu yang datang ke kantor. Seorang sekretaris wajib menanyakan nama, keperluan dan mengantar tamu bertemu dengan pimpinan yang akan ditemuinya.

B. Hal-Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Menerima Tamu

Dalam menerima tamu, ada hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris antara lain :

• Apabila sudah ada janji, tepati waktu, apabila sedang ada tugas di luar kantor harus memberitahukan dan minta maaf untuk datang terlambat (prioritas perlu dipertimbangkan).

• Apabila tamu masuk, hendaknya berdiri, tersenyum, dan bersalaman.

• Berikan sapaan ramah kepada tamu.

Selain hal-hal diatas, hal-hal yang perlu diperhatikan saat menerima tamu dikantor adalah sebagai berikut :

1. Penanganan ruangan tamu

sekretaris baiknya memeriksa tata ruang penerimaan tamu, khususnya yang berkaitan langsung dalam hal-hal berikut :

• Ruangan harus nyaman, bersih dan rapi.

• Lengkapi ruangan tamu dengan perlengkapan seperti :

- buku tamu

- kartu pengenal tamu

- majalah/koran

- brosur/katalog perusahaan

- tempat sampah/asbak

• Tunjukanlah sikap untuk selalu siap menerima memberikan bantuan dan bersahabat.

2. Tata cara mengantar dan melayani tamu:

 Jangan membeda-bedakan tamu, dari jabatan atau penampilan. Misalnya melihat penampilan fisik tamu dari atas sampai bawah.v

 Bagian penerima tamu adalah wajah perusahaan, sambutlah tamu dengan senyum dan sikap yang ramah.v

 Apabila tamua datang segera sambut, jangan sekedar menengok kesamping atau bersikap acuh tak acuh, sambil melakukan pekerjaan.v

 ketika mengantar tamu tunjukan kearah yang dituju dan dengan telapak tangan kearah atas dan jari rapat, menujuk arah dengan telujuk adalah sifat yang tidak sopan.v

 Ketika menggatar tamu ketempat tujuan berjalan agak kedepan dengan posisi sedikit miring sambil sesekali menengok kebelakang untuk memperhatikan jalan tamu.v

 Membukakan pintu untuk tamu kalau pintu bergerak kearah dalam, anda masuk dulu,dorong (buka pintunya) dan persilahkan tamu untuk masuk, dan bila daun pintu bergerak keluar buka pintu lebar-lebar dan persilahkan tamu untk masuk terlebih dahulu.v

 Tamu yang diterima biasanya dipersilahkan untuk masuk dan menunggu diruangan tamu yang sudah disediakan oleh kantor.v

C. Hal-hal yang Harus dilakukan sekretaris saat menerima tamu kantor

 Saat sekretaris menerima tamu kantor, hal yang harus dilakukan antara lain :§

a). Mempersilahkan tamu duduk ditempat terhormat, biasanya ditempat yang paling jauh dengan pintu.

b). Duduk berhadapan dengan tamu dan melayani dengan sikap duduk yang sopan, duduk miring bersandar, kaki menumpang keatas tidaklah baik.

c). Ketika akan memasuki ruang yang ada tamu didalamnya hendaknya mengetuk pintu, setelah masuk tundukan kepala kepada tamu terlebih dahulu, kemudian berbicara dengan orang yang dimaksud.

d). Apabila materi pembicaraan hanya perlu diketahui oleh orang yang dimaksud, sampaikan pesan tertulis dikertas catatan.

e). Ketika tamu akan meninggalkan ruang tamu bukakan pintu dengan ramah dan sopan.

 Ada beberapa etika menurut beberapa ahli :§

Menurut Sedarmayanti, etika sekretaris dalam menerima tamu, antara lain :

a. Bersikap sopan dan ramah

b. Berkepribadian menarik

c. Bijaksana

d. Mempunyai cukup pengetahuan tentang struktur organisasi dan hal penting tentang organisasi tempatnya bekrja, serta pengetahuan lainnya.

Menurut Ursula Ernawati, etika sekretaris tamu kantor antara lain :

a. Berpenampilan rapi, bersih dan segar

b. Berperilaku sopan dan ramah

c. Ekspresi wajah yang hangat

d. Menghafal nama tamu

e. Senang bergaul dan luwes

f. Menjadi pendengar yang baik

g. Menjaga sikap tubuh agar tidak melakukan kebiasaan-kebiasaan jelek, seperti menggigit kuku

h. Bersikap hormat kepada tamu

i. Memiliki semangat kerja yang tinggi

j. Nada suara yang enak dan jelas

k. Tenang dan menangani complain secara profesional

l. Tidak menginterupsi pembicaraan tamu

m. Tulus melayani tamu

D. Cara pelayanan tamu kantor

Pada prinsipnya semua karyawan harus dapat bertindak sebagai penerima tamu. Oleh karena itu sekretaris yang bertugas menerima tamu harus memperhatikan hal-hal berikut :

 Mengetahui nama tamu, nama kantor, nama perusahaan, dan maksud kunjungannya.Ø

 Memberikan kesan yang paling menyenangkan dan menunjukan kesan tersebut agar terjalin goodwill yang baik.Ø

 Menyapa, menghormati, memberi bantuan dengan informasi yang tepat, dan memberikan pelayanan sebaik-baiknya secara wajar.Ø

 Mengetahui dengan pasti, hal yang boleh dan tidak boleh diberitahukan kepada tamu.Ø

 Menghubungi pejabat yang lebih berhak menangani masalah yang di bawa oleh tamu, sesuai dengan kebijkan kantor.Ø

 Bila tamu terpaksa menunggu, ciptakan suasana yang menyenangkan.Ø

 Pandai-pandailah menetapkan pilihan sesuai dengan masalah yang di ungkapkan oleh tamu dengan pejabat yang berwenang dan dapat menguasai masalahnya.Ø

 Bila pejabat yang diinginkan tamu tidak ada di tempat, mintalah kepada tamu agat meninggalkan pesan. catat pesan itu dan beritahukan pada pejabat yang dikehendaki tamu.Ø

Beberapa petunjuk praktis yang dapat dilakukan sekretaris dalam menghadapi tamu kantor :

1. Bersiaplah setiap saat untuk menerima tamu-tamu dengan tenang, ramah, sopan, sabar, dan percaya diri.

2. Perhatikan wajah yaitu, ceria dengan sikap bersahabat tidak perlu berdiri ketika menerima tamu kecuali bila menghadapi tamu dari luar atau tamu istimewa.

3. Bila sedang menelpon dan tamu masuk beri senyum dan isyarat dengan tangan supaya tamu duduk. setelah pembicaraan di telepon selesai berdirilah dan berjabat tangan menyambutnya.

4. Sapalah tamu terlebih dahulu dengan kalimat pembuka, seperti “selamat siang ada yang bisa saya bantu”.

5. Sebaiknya usahakan suara tidak terlalu keras dan tidak tinggi sehingga memberikan kesan ramah dan menyenangkan.

6. Bila anda mengenal tamu tersebut, sapalah dengan menyebut namanya sehingga tamu merasa benar-benar di perhatikan.

7. Bila tamu tidak memberikan identitasnya atau kartu nama, tanyakan secara sopan nama dan dari mana, seperti “bolehkah saya tahu nama bapak?” atau “bapak dari perusahaan mana?”

E. Jenis-jenis tamu dan cara pelayananya:

• Sikap sekretaris ketika berhadapan dengan tamu kantor:

No Jenis Tamu Kantor Kondisi atau sikap sekretaris

 Usahakan tamu menunggu sesingkat mungkin.§1. Tamu dengan perjanjian

 Jangan diajak ngobrol terlalu lama kecuali bila tamu yang meminta.§

 Sapa dan tanyakan keperluanya.§2. Tamu tak dikenal

 Bila tamu dapat diterima persilahkan duduk.§

 Bila tamu ditolak berikan alasan yang tepat dan tawarakan untuk membuat janji terlebih dahulu.§

3. Tamu yang menolak m Persilahkan tamu untuk mengisi formulir tamu dengan lengkap , sebutkan alasan mengapa anda meminta hal tersebut.§emberi tahu keperluannya

 Walaupun tamu bersikeras, tetap perlalukan dengan sopan dan sabar.§

 Bersikap taktis untuk memprioritaskan penerimaan tamu sesuaikan dengan keperluan, situasi kantor, dan kesibukan pimpinan§4. Tamu atau pelanggalan yang datang tanpa perjanjian

 Bila yang bersangkutan masuk pada saat atasan sedang ada rapat, sapa dan katakan bahwa atasan sedang ada rapat atau tamu lain.§5. Anggota keluarga atau teman atasan

 Tetaplah bersikap ramah dan sopan, sarankan untuk membuat janji terlebih dahulu.§6. Tamu yang tak diingikan

 Apabila ia tetap menunggu meskipun anda telah berusah menggusirnya secara halus,sikap yang tepat adalah tidak memperdulikannya, tetapi ingat jangan pasang muka kecut atau judes.§

 Perlakukan dengan baik.§7. Pramuniaga atau salesman

 Katakan dengan jujur dan sopan bahwa perusahaan tidak memerlukannya saat ini.§

 Perlalukan sewajarnya waspada dan beriaplah membantu bila diperlukan.§8. Tamu lanjut usia atau cacat fisik

 Terima secara wajar, tidak gaduh.§9. Anggota keluarga atau teman dekat sekretsris

 Bila hendak membicarakan maslah ayng memakan waktu lama, ajak keruang tamu.§

 Tidak dibenarkan menggobrol berlama-lama pada waktu jam kerja.§

 Meminta maaf dan jelaskan alasanya.§10. Tamu ketika atasan membatalkan janji

 Bila perlu ajukan untuk membuat perjanjian baru.§

• Beberapa Petunjuk Umum Sebagai Sekretaris Dalam Melayani Tamu-tamu kantor:

 Sebagai prisip dasar adalah menghormati setiap tamu, yang datang kekantor.Ø

Setiap orang yang datang bertamu dikantor ingin disambut dan dilayani dengan baik sekaligus ingin dihormati, sekretaris harus pandai-pandai berbicara untuk menjaga perasaan tamu agar tidak merasa tersingung, akan tetapi sekretaris harus melaksankan peraturan-perturan yang berlaku dikantor, sekretaris harus memberitahukan peraturan tersebut kepada setiap tamu yang berkunjung secara ramah dan bijaksana.

 Melayani tamu menurut kepentingannya.Ø

• Tamu yang datang untuk minta dana atau sumbangan.

Tamu yang datang untuk meminta dan atau sumbangan biasanya ingin bertemu langsung dengan pimpinan dan dengan berbagai macam alasan, cara terbaik untuk menggatasi tamu ini adalah tetap melayaninya dengan sabar dan ramah sambil menyodorkan formulir isisan yang harus diisi oleh tamu tersebut, formulir itu memuat nama, alamat, instansi, atau maksud sumbangan yang diminta untuk kepentingan apa. Memberitahukan kepadanya bahwa pengisian formulir bagi para tamu merupakan perturan sehingga sang tamu harus mengisinya bila tamu memang meminta sumbangan persilakan untuk menghungi bagian lainyang memang khusus menangani dana. Jadi tidak harus bertemu dengan pimpinan.

• Tamu yang datang untuk menawarakn barang atau jasa.

Pada umunya tamu jenis ini sangat sopan dan menyengankan sebab mereka telah mendapatkan pelatihakn ketrampilan dalam membuat barang atau jasa, namun tak jarang para penjual ini meminta bertemu langsung dengan pimpinan, sehingga sekretaris perlu mengatur taktik dan strategi dalam melayani tamu tersebut.

• Tamu yang ingin membeli barang.

Tamu yang ingin membeli barang biasanya banyak bertingkah. Mereka minta untuk diperhatikan, diistimewakan, bahkan ingin diperhatikan dengan pimpinan. Oleh karena itu, bawalah tamu ke bagian pembelian. Jangan lupa tawarkan minum kepada tamu yang ingin membeli barang.

 Tamu aparat pemerintah.Ø

a. Tamu yang bersifat kunjungan rutin

Biasanya mereka tidak meminta untuk bertemu dengan pimpinan karena secara rutin mereka menghubungi pihak tertentu untuk mendapatkan informasi. Akan tetapi, lebih baik bila sekretaris memberi laporan kepada pimpinan karena mungkin pimpinan ingin bertemu untuk menanyakan suatu hal yang penting mengenai peraturan yang belum jelas. Hal ini akan membawa dampak positif dikemudian hari bila sewaktu-waktu ada kepentingan perusahaan.

b. Tamu yang bersifat kunjungan khusus

Biasanaya pejabat/aparat pemerintah datang dalam bentuk rombongan/ protokol. Dalam hal ini pimpinan perusahaan mutlak harus menyambut sendiri bahkan harus siap dipintu masuk dalam pakaian lengkap artinya pakainan formal seperti dress lengkap sebelum para tamu turun dari kendaraan. Sekretaris wajib mengatur tata upacara penyambutan tamu agar segala sesuatu berjalan dengan lancar. Hidangkan makanan kecil dan minuman atau kenang-kenangan atau cendera mata harus dipersiapkan. Untuk tamu-tamu khusus pesanlah hotel yang berbintang kelas satu, supaya kalau terjadi sesuatu diluar dugaan, perusahaan tidak dapat disalahkan.

 Tamu Teman Pimpinan

Sekali-kali pimpinan akan didatangi oleh temannya atau kenalan baik. Mungkin tamu tersebut teman bisnis,relasi,atau mungkin juga teman sekolah dulu. Dalam hal ini sekretaris harus mengenal tamu-tamu tersebut,meskipun begitu sekretaris harus bertanya dulu kepada pimpinan apakah tamu tersebutboleh menemui sekarang atau tidak. Bila pimpina sedang sibuk, persilakan ia untuk menunggu. Yang perlu diperhatikan adalah tujuan kedatangannya yaitu akan menghambat tugas pimpina,sekedar kangen,atau da urusan bisnis penting.

Contoh bentuk percakapan dengan tamu

 saat menerima tamu : “selamat pagi/siang/bapak/ibu( jangan menggunakan kata sapaan seperti Mbak/Mas),Ø ada yang bisa saya bantu”

 saat meminta tamu untuk mengisi form data tamu : “mohon maaf Bapak/Ibu untuk kelengkapan informasi silahkan isi form data yang kami sediakan.”atau, “jika berkenan, saya bisa menuliskannya untuk bapak/Ibu.”Ø

 saat mengatakan bahwa pimpinan tidak ada : “mohon maaf Bapak/Ibu, saat ini pimpinan kami tidak ada di tempat. Bapak/Ibu bisa meninggalkan pesan, dan saya pastikan pimpinan kami akan menghubungi Bapak/Ibu secepatnya” atau, “mohom maaf Bapak/Ibu, saat ini pimpinan kami sedang tidak ada di tempat bagaimana kalau saya buatkan janji bertemu dengan pimpinan kami di hari lain? bagaimana kalau besok?”(sebautkan hari dan jam lain sesuai dengan agenda yang tersedia).Ø

F. Formulir Kedatangan Tamu

Formulir kedatangan tamu hampir sama dengan formulir penerimaan dan panggilan telpon, informasi tentang tamu yang datang harus di catat lengkap untuk kepentingan data dan informasi selanjutnya.

secata garis besar, form tamu berisikan data diri dan maksud tujuan tamu berkunjung ke perusahaan. untuk lebih lengkapnya, form kedatangan tamu juga harus di tandatangani oleh penerima tamu dan tamu yang bersangkutan.

Contoh Formulir Kedatangan Tamu

procedures for receiving guests, phone calls and sms

Ethics is useful to create a pleasant atmosphere in the workplace and help the business to be more smoothly and efficiently. Procedures for Receiving Guests:

• Immediately open the door for guests.
• Greet guests: good morning sir / ma'am.
• Invited guests to enter: let Sir / Ma'am, please enter.
• Invite guests to sit.
• Asking who the guests are and where: may know the Father / Mother of the agency who and where?
• Asking keperluannya with a polite phrase: there can we help you sir / ma'am?
• If guests are concerned with other people, ask guests to wait a while for dipanggilkan person concerned.
• Serve with a polite, friendly, and helpful attitude.
• Be patient and do not fall if the guest is less fun.
• If guests want to go home, across to the gate.

The things to note:

• If existing promises, keep it just the time, when there were duties outside the office must notify and apologized for being late (priority needs to be considered).
• When guests enter, you should stand up, smiled, and shook hands.
• Give a friendly greeting to the guests.

Things that need to be avoided in speaking with guests:

• Interrupting others.
• Monopolize the conversation or conversations.
• Talking about things that are of no concern to the job.

Telephone Procedures
Telephone is one of the tools to communicate in the office. Therefore, to consider ethics in talking over the phone. There are several ways to do when receiving or calling someone else. 
Receiving a call:

• At the time the phone rings, you should pick up the phone as soon as possible, do not let the caller to wait long. Do not pick up the phone was ringing with the rough, because it shows displeasure and irreverence toward people who are around you.
• Agency name and greeted the caller, eg: Pointer, good morning. Say hello in a voice clear and not in a hurry.
• Ask politely who the other person without interrogating impressed, for example: sorry, can know with whom am I speaking? Can I help you?
• Listen carefully to the caller's request, do not interrupt.
• If a caller concerned with other people, then immediately connect to the target audience, describe who and from the institution where the caller to the intended person.
• If the intended person is not in place, then the receiver must be able to receive messages to be conveyed callers, record a complete and clear, ask and record when and in what number the caller can be reached. Make sure the message until the person in question.
• Say thank you at each end of the conversation and go back say hello good morning / afternoon / evening.
• Give the opportunity for callers to hang up first. Close the phone slowly.
• Be polite smile and sit with at the time talking over the phone because of attitudes that are less friendly and less polite sitting position can be perceived by the listener.

The things to note:

• Attitude would help.
• Keep your tone of voice, not too weak but also not too hard like a mad Redang.
• Choose words that are polite, friendly, and easy to understand.
• Do not pick up the phone if you still talk to other people.
• Do not eat / drink while talking on the phone.
• Do not yawn.
• Do not interrupt.
• Do not talk to a third person around you when you're talking on the phone.
• Use a greeting or a different sentence so it does not seem stiff.
• Avoid calling in noisy conditions around you.

Providing Service Through SMS

• When receiving an SMS reply soon, if there is a delay say the apology.
• Reply SMS to the sentence formal and flexible.
• Jump-start with a polite greeting, eg Sir or Madam.
• If you use abbreviations, use common abbreviations and easy to understand.
• End the SMS with your name and the name of the institution where you work. This would seem to be more formal and will allow your partner to identify your SMS, because it could be the person you SMS do not keep your number.
• If we are wrong to send SMS, immediately send an SMS containing an apology for having misdirected.
• If SMS is important that you send are not immediately received a reply, please confirm again by phone.
• Do not use all caps because it signifies anger.
• Say thank you at the end of the SMS.
• If the send / receive SMS messages that are important, do not immediately removed until the matter is finished.
• SMS on your end.

Langkah-langkah Penanganan Surat Masuk

Korespondensi dalam kegiatan perkantoran diartikan sebagai teknik membuat surat dan berkomunikasi dengan surat. Sedangkan pengertian surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain dengan tujuan menyampaikan informasi. Apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi informasi yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan instansi yang bersangkutan, surat semacam itu disebut surat dinas atau surat resmi (Sutrisno dan Renaldi, 2006).

Surat dinas ialah surat yang dipergunakan untuk kepentingan pekerjaan, tugas dari kantor, atau kegiatan dinas. Surat ini berasal dari instansi atau lembaga baik swasta maupun negeri. Contoh: surat tugas, surat perintah, memorandum, dan surat keputusan. Surat dinas yang berifat perseorangan ialah surat lamaran pekerjaan, surat permohonan izin, dan surat permohonan cuti.

Dalam perkembangannya, tampak bahwa penerbit surat dinas tidak hanya instansi pemerintah. Sabariyanto (1998) mengemukakan bahwa dalam urusan kedinasan biasa ditemukan surat izin untuk tidak masuk kerja. Surat semacam itu tidak semata-mata mengutarakan masalah pribadi, tetapi lebih cenderung berisi masalah kedinasan sebab pembuat surat adalah seorang PNS, masalah yang dikemukakan dalam surat itu berkaitan dengan pekerjaannya, dan pengajuan izin semacam itu didasari undang undang. Oleh karena itu, surat izin semacam itu pantas disebut sebagai surat dinas.

Pengurusan surat sering juga disebut dengan istilah Mail Handling, yang merupakan kegiatan mengirimkan informasi tertulis dari satu tempat ke tempat lain. Dengan kata lain, kegiatan pengurusan surat bukan hanya menerima surat masuk dan mengirimkan surat keluar saja. Tetapi, kegiatan pengurusan surat juga meliputi mengarahkan dan menyalurkan surat ke unit-unit kerja dalam lingkungan suatu organisasi atau lembaga.

Surat-surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima oleh suatu instansi pemerintah. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian, penerimaan, pengelolaan surat masuk dipusatkan di bagian tata usaha atau sekretariat pimpinan. Oleh karena itu, jika seorang PNS, dari bagian mana pun, menerima surat masuk dari instansi luar maka langkah pertama yang harus dilakukan adalah menyerahkan surat masuk itu pada bagian tata usaha atau sekretariat.

Setelah surat-surat itu diterima oleh Bagian Penerimaan Surat, selanjutnya surat itu diadakan pengolahan sebagai berikut :

1. Penyortiran surat

Langkah yang pertama-tama dilakukan oleh Bagian Penerimaan Surat adalah memilah-milahkan surat. Surat dapat dipilah berdasarkan :

a. Unit Organisasi

Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu kepada pimpinan dan kepada unit organisasi di mana surat itu ditujukan.

b. Macamnya

Surat-surat di dikelompokkan menurut kelompok surat dinas, wesel, giro, surat pribadi, surat dinas, surat tercatat, dan sebagainya.

c. Klasifikasinya

Pemilahan selanjutnya, terutama surat-surat dinas dikelompokkan menurut surat kila/sangat segera (harus diterima dalam waktu 1 x 24 jam), surat segera (diterima maksimal 2 x 24 jam), dan biasa (maksimal 5 hari harus diterima).

d. Kualifikasinya

Selanjutnya surat dikelompokkan menurut surat sangat rahasia (kode SR = membahayakan keselamatan negara), surat rahasia (kode R = menimbulkan kerugian negara), surat terbatas/ konfidensial (kode K = hanya diketahui pejabat tertentu), surat biasa (kode B ).

e. Urgensinya

Surat-surat dikelompokkan teleks, faksimile, telegram, radiogram, surat kawat.

Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu memudahkan dalam penanganan selanjutnya; yaitu selain dapat diketahui ke mana surat itu harus disampaikan, tapi juga dapat diketahui surat-surat yang penyampaiannya harus didahulukan.

2. Pembukaan sampul

Setelah surat-surat itu dipilah-pilahkan seperti di atas, selanjutnya dilakukan pembukaan sampul. Semua surat-surat yang bersampul dibuka dengan teliti kecuali surat-surat rahasia dan surat-surat pribadi.

Langkah pembukaan surat yang paling baik hendaknya dilakukan seperti berikut :

a. Surat yang bersampul tertutup memanjang, sebaiknya dibuka dengan menggunakan pisau. Caranya yaitu letakkan surat itu di atas meja, bagian penutup amplop ada di sebelah atas. Tindih surat dengan tangan kiri dan masukkan pisau ke dalam bagian penutup sampul, kemudian dorong pisau sampai memotong tutup sampul surat. Yakinkan agar surat di dalam jangan sampai terpotong.

b. Sampul yang tertutup melebar, sebaiknya dibuka dengan menggunakan gunting. Geserkan surat yang ada dalam sampul ke arah bagian yang tidak akan digunting. Caranya yaitu dirikanlah amplop surat, kemudian dihentak-hentakkan perlahan-lahan ke meja. Peganglah surat dengan tangan kiri, selanjutnya dengan menggunakan tangan kanan, potonglah bagian ujung sampul surat dengan gunting.

Saat ini telah tersedia alat pembuka amplop yang digerakkan secara elektronik yakni pegawai hanya memasukkan ujung amplop yang akan dibuka, letakkan secara perlahan dan pastikan tidak sampai merusak surat yang ada di dalamnya. Alat tersebut akan membuka amplop surat tersebut dengan mudah dan cepat.

3. Mengeluarkan surat dari sampul

Langkah berikutnya yaitu mengeluarkan surat-surat dari masing-masing sampulnya yang telah dibuka. Mengeluarkan surat dari dalam sampulnya harus dilakukan dengan hati-hati jangan sampai surat itu terkoyak atau robek karena ada kemungkinan surat itu masih menyangkut kesampulnya. Cara yang baik, lakukanlah seperti berikut :

a. Untuk surat yang sampulnya terbuka memanjang, renggangkanlah bagian yang terbuka dengan ibu jari kedua tangan, dan ambillah surat dari dalam sampulnya dengan jari-jari tangan kanan. Pastikan bahwa semua surat yang ada dalam sampul telah dikeluarkan.

b. Untuk surat yang sampulnya melebar, tekanlah kedua sisi sampul dengan jari-jari tangan kiri hingga bekas mengguntingnya terbuka. Balikkan amplop surat hingga bagian bekas mengguntingnya ada di bagian bawah, kemudian ambil ah surat dari dalam sampul. Pastikan bahwa semua isi sampul telah dikeluarkan dengan baik, jangan sampai ada yang tertinggal.

4. Pembacaan surat

Surat-surat yang telah dikeluarkan dari sampulnya, kemudian dibaca dan diteliti apakah surat-surat tersebut ada alamat dalamnya atau tidak, apakah surat-surat itu ditujukan kepada pimpinan atau langsung kepada pejabat/unit yang menangani masalahnya, apakah surat-surat itu ada lampirannya atau tidak, apakah surat itu terdiri dari satu lembar atau lebih dan penelitian lain-lain yang ada kaitannya dengan surat tersebut.

Apabila surat itu ada alamat dalamnya, maka sampul surat dapat dipisahkan dan bila tidak ada alamat dalamnya, maka sampul surat harus dilekatkan kepada surat tersebut dengan menggunakan stapler. Selanjutnya diteliti apakah surat itu untuk pimpinan atau pejabat/unit yang menangani masalahnya. Di samping itu diteliti apakah surat itu ada lampirannya atau tidak. Bila ada, agar dicocokkan dengan keterangannya dan bila lampirannya ini ternyata tidak sesuai, agar dicatat bahwa lampirannya tidak sama. Demikian juga bila surat terdiri lebih dari satu lembar, agar diusahakan jangan sampai terpisah antara lembar yang satu dengan lembar lainnya.

5. Pencatatan surat

Surat yang sudah diolah seperti tersebut di atas, selanjutnya dicatat dalam buku agenda menurut klasifikasi dan kualifikasi masing-masing surat. Di bawah ini contoh kolom dalam buku agenda surat masuk.

Tanggal Penerimaan Surat Masuk            

Nomor Urut Agenda      

Tanggal dan Nomor Kode Surat Masuk  

Alamat Pengirim              

Hal         

Lampiran            

Isi Disposisi        

Ket.

Pencatatan surat sangat diperlukan untuk mempermudah pengendalian surat-surat tersebut. Pencatatan surat masuk pada buku agenda dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. Pencatatan surat masuk selalu dilakukan pada setiap terjadi pemindahan dan penyimpanan.

6. Pembagian Surat

Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda atau Kartu Kendali seperti tersebut di atas, kemudian surat-surat itu dikirim kepada pihak yang dituju oleh surat-surat tersebut. Surat untuk pimpinan disampaikan kepada sekretaris pimpinan dan surat-surat untuk pejabat-pejabat/unit yang dimaksudkan oleh surat, disampaikan kepada petugas atau sekretaris pejabat yang bersangkutan. Untuk pengiriman, dilakukan lagi pencatatan dengan menggunakan buku pengiriman/buku ekspedisi. Petugas/sekretaris pimpinan yang menerima surat harus membubuhkan tanda terima pada buku ekspedisi.

Prosedur Penanganan Surat Keluar

Prosedur Penanganan Surat Keluar Dalam menangani surat keluar akan terdiri dari aktivitas-aktivitas sebagai berikut:
1. Pembuatan konsep
Kegiatan yang pertama dalam menangani surat keluar adalah pembuatan konsep.Ada beberapa hal yang dapat membantu membuat konsep surat dengan baik, yaitu
a. Penetapan tujuan. Maksudnya adalah sebelum pembuatan konsep-konsep surat dimulai, harus diketahui terlebih dahulu tujuan pembuatan surat tersebut. Seperti untuk membalas surat pesanan. Dengan mengetahui tujuan ini akan dapat diketahui isi dan macam surat yang akan dibuat.
b. Menyediakan informasi pelengkap yang diperlukan. Dengan mengetahui isi dan macam surat yang akan dibuat, dapat dipersiapkan informasi pendukung yang diperlukan untuk surat yang akan dibuat dapat dipersiapkan terlebih dahulu.Hal ini sudah barang tentu akan mempermudah dalam proses penyusunan konsep surat.
c. Mengetahui calon penerima surat.Calon penerima surat perlu di ketahui juga. Hal ini akan sangat membantu dalam memilih kata-kata dan bahasa yang cocok untuk digunakan dalam surat yang akan dibuat.
Kemudian dalam pembuatan konsep surat harus diusahakan agar konsep tersebut sudah dapat mencerminkan surat yang sesungguhnya. Maksudnya harus sudah dapat mencerminkan surat yang baik seperti, yang telah diterangkan sebelumnya.

2. Persetujuan konsep
Setelah konsep selesai dibuat harus terlebih dahulu disetujui oleh pihak yang bertanggungjawab terhadap surat tersebut. Dalam hal ini biasanya adalah orang yang akan menandatangani surat.
Untuk surat yang isinya menyangkut lebih dari satu pihak/departeman dalam suatu organisasi biasanya konsep tersebut akan dikonsultasikan terlebih dahulu kepada pihak-pihak/departemen-departemen tadi.
Sebagai tanda persetujuan terhadap konsep tadi, maka pejabat yang berkepentingan terhadap surat itu akan membubuhkan parafnya pada konsep surat.

3. Pemberian nomor surat
Setelah konsep disetujui, konsep tersebut akan dilengkapi atau diberi nomor surat. Salah satu yang perlu diperhatikan dalam pembuatan/pemberian nomor surat hendaknya yang jelas, sederhana dan mudah dimengerti serta tetap bentuknya. Nomor surat biasanya merupakan gabungan dari nomor-nomor dank ode-kode tertentu, misalnya 231/K/Ps/IX/08, yang artinya:

- 231 = nomor urut surat
- K = surat keluar
- Ps = kode untuk surat pesanan
- IX = bulan pembuatan surat
- 08 = tahun pembuatan surat

4. Pengetikan konsep
Setelah konsep surat diberi nomor surat, kemudian diketik. Dalam proses pengetikan ini, biasanya akan dilakukan hal-hal sebagai berikut;
• diteliti apakah semua persyaratannya telah lengkap
• dilihat berapa jumlah tembusan yang diperlukan
• memprioritaskan pengetikan surat yang lebih penting dahulu, dilihat dari segi waktu pengirimannya dan isinya
Setelah kegiatan hal tersebut di atas diteliti, berulang mulai proses pengetikan. Dalam proses pengetikan surat ini perlu diperhatikan bahwa bentuknya harus seragam, sesuai dengan aturan yang ada pada organisasi yang bersangkutan. Selain itu sudah barang tentu harus rapi dan tidak boleh ada kesalahan pengetikan.
Kemudian perlu diperhatikan juga, apabila surat tersebut akan dibuat dalam jumlah yang banyak, maka perlu dipikirkan cara memperbanyak.

5. Penanda tanganan surat
Setelah konsep surat diketik dan dilengkapi dengan semua kelengkapan surat tersebut siap untuk ditandatangani. Yang dimaksud kelengkapan disini adalah antara lain: amplop, lampiran-lampiran, dan sebagainya.
Yang berhak menandatangani adalah orang yang akan bertanggungjawab terhadap
isi surat tersebut. Jadi diserahkan kembali kepada orang yang telah memberikan parafnya pada konsep surat tersebut.

6. Pemberian cap stempel organisasi
Setelah surat ditanda-tangani langkah berikutnya adalah diberi cap stempel organisasi, yaitu disebelah kiri atas tanda-tangan dan mengenai sebagian tanda-tangan orang yang bertanggung jawab langsung terhadap surat yang bersangkutan.

7. Pencatatan surat keluar
Langkah berikutnya adalah pencatatan surat pada Buku Agenda Surat Keluar. Yang dicatat adalah nomor urut, tanggal, tujuan surat, perihal, nomor surat, lampiran, asal surat, dan keterangan.

Contoh Buku Agenda Surat Keluar adalah sebagai berikut:

BUKU AGENDA SURAT KELUAR
No Tanggal Tujuan Surat Perihal Nomor Surat Lamp Asal Ket
1 10/09/2008 PT Setia Hati Jl Setia 45 Makasar Penawaran Barang 03/KP/Pn/IX/08 2 Bagian Marketing

Semua surat keluar perlu dicatat padaBuku Agenda Surat Keluar, tujuannya adalah:
a. untuk mengetahui banyaknya surat yang telah dibuat
b. untuk mengontrol surat yang keluar
c. untuk mengetahui jumlah surat-surat yang telah keluar

8. Pengiriman surat
Proses pengiriman surat secara umum ada dua macam, yaitu;
• dikirim oleh petugas pengiriman surat
• dikirim melalui jasa pengiriman surat
Oleh karenanya surat-surat yang akan dikirim perlu dipisah-pisahkan terlebih dahulu, mana yang akan dikirim oleh petugas dan mana yang akan dikirim melalui jasa pengiriman.
Untuk yang dikirim melalui jasa pengiriman perlu dipisah-pisahkan lagi menurut jenis jasa pengirimannya,yaitu didasarkan kepada tingkat kepentingannya dan lama waktu pengirimannya. Seperti misalnya apabila akan menggunakan jasa pos, apakah menggunakan jenis kiriman biasa, kilat, kilat khusus, tercatat dan sebagainya. Jadi harus dapat menentukan jenis jasa pengiriman yang tepat sesuai dengan kebutuhan surat yang akan dikirim.
Adapun jasa-jasa pengiriman surat yang dapat dipergunakan adalah ada 3 kemungkinan, yaitu;
a. Perum Pos dan Giro
b. Perum Telekomunikasi
c. Swasta
a. Perum Pos danGiro
Jasa yang diberikan oleh PerumPos dan Giro sehubungan dengan pengiriman surat adalah mengirimkan Surat Pos. Yang dimaksud dengan Surat Pos adalah nama himpunan umtuk surat, warkat pos, barang cetakan, surat kabar, dan bungkusan kecil.

Tentang jenis pelayanan yang disediakan antara lain adalah;
1. Biasa, jenis pengiriman ini memakan waktu antara 3 hari -7 hariatau lebih, tergantung jauh dekatnya alamat tujuan.
2. Kilat, jenis pengiriman ini memakan waktu antara 1 hari – I minggu.
3. Kilat khusus, jenis pengiriman ini memakan waktu 24 jam. Tetapi belum semua kota di Indonesia terjangkau oleh jenis jasa ini.
4. POSPATAS, yaitu singkatan dari Pos Cepat Antar Kota Terbatas Jasa jenis ini membutuhkan waktu maksimal 12 jam. Pelayanannya hanya antara jam 07.00 – 23.00 dan untuk kota-kota tertentu saja
5. EMS (Express Mail Service), yaitu merupakan sarana yang terpercaya untuk kecepatan dan ketepatan kiriman pos ke luar negeri. Jenis pelayanannya ada 2 macam, yaitu:
a. On Schedule Service (EMS/OS) ,yaitu pelayanan pengiriman EMS dengan alamat dan jadwal pengiriman tertentu sesuai dengan kontrak yang dibuat antara pengirim dengan Kantor Pos dan Giro
b. On Demand Service (EMS/OD), yaitu pelayanan pengiriman EMS yang dapat dilakukan setiap saat selama loket masih buka.

6. Kiriman Tercatat, yaitu jenis pengiriman yang aman, biasanya digunakan untuk mengirim dokumen atau surat yang penting dan mempunyai nilai tertentu, seperti surat perjanjian, ijasah dan sejenisnya. Jika menggunakan jasa ini, pengirim akan mendapatkan tanda bukti pengiriman. Tanda bukti ini harus disimpan, sebagai tanda bukti.
Setiap jenis pengiriman tadi mempunyai tingkatan tarif biaya yang berbeda-beda. Tentang daftar tarif, biasanya setiap tahun Kantor Pos dan Giro menerbitkan dan diperjual belikan untuk umum. Hal lain yang mempengaruhi besar kecil biaya pengiriman adalah berat-ringannya dokumen yang dikirim. Jadi setiap surat yang akan dikirim melalui Kantor Pos dan Giro harus ditimbang timbang terlebih dahulu, kemudian dilihat di daftar terif untuk menentukan atau memberikan jumlah perangko yang harus ditempel Penimbangan dan Pemberian perangko ini dapat dilakukan sendiri atau oleh Kator Pos dan Giro tempat mengirim.
Dalam menggunakan jasa pengiriman melalui Pos dan Giro, penulisan alamat sangat penting untuk diperhatikan. Cara penulisan alamat yang benar menurut petunjuk yang diberikan oleh Perum Pos dan Giro adalah sebagai berikut:
a. Susunan alamat agar di tulis pada bagian kanan smapul surat. Selain nama dan tempat tinggal dan alamat, juga nama gang, jalan, nomor rumah, nomor RT dan RW, Kabupaten dan Propinsi ditulis pada susunan alamat tersebut. Yang lebih penting lagi jangan lupa: Cantumkam Nomor Kode Pos pada alamat anda.
Contoh:
Kepada
Yth. Sdri. Alin Nurlina
Jl. Rumah Sakit
Gg. Sukarasa 8 RT. O7/RW. 02
Kel. Kahuripan, Kec. Tawang
Tasikmalaya 46115

Kepada
CV. BUDI PERMADI
Jl. Gelatik Dalam 42/151A
Bandung 40133
b. Sedangkan semua kiriman untuk alamat Luar Negeri, Cantumkan nama Negara tujuan dan jika ada cantumkan nomor penyaluran pos atau nama daerah antar.
Contoh:
Miss Cindy Brewer
507 Kanthy Drive, Tecumseh
Oklahoma 74873
U.S.A

Felicia Wong Pty.Ltd
6-188. BLK 97, Whampoa Drive
Singapore 12323

2. Perum Telekomunikasi.
Jenis jasa yang diberikan olah Perumtel antara lain adalah:
- Telegram
- Telex
- Teletex, yaitu suatu jasa teleks dengan kemampuan pengiriman yang lebih cepat
- Telefax (Facsimile), yaitu suatu jasa fotokopi jarak jauh yang dikirimkan melalui media telekomunikasi dengan kemampuan lebih cepat dan lebih murah.
- Electronic Mail (E-Mail), pengiriman berita baik tertulis maupun bentuk suara yang memakai fasilitas gabungan telekomunikasi dan computer sehingga berita tersebut dapat disimpan dan diakses dari seluruh penjuru dunia bagi mereka yang berkepentingan.

2. Jasa Pengiriman Swasta
Yang dimaksud disini adalah biro-biro jasa pengiriman yang disediakan oleh pihak swasta seperti ELTEHA dan berbagai biro jasa pengiriman yang lain.
Untuk semua surat-surat yang akan dikirimkan, baik oleh petugas sendiri maupun melalui jasa pengiriman, biasanya dibuatkan atau dicatat pada buku Ekspedisi Ekstern. Buku ini mencatat surat-surat yang dikirim, kemana tujuannya, dan siapa yang menerima surat-surat tersebut. Penerima surat akan membubuhkan tanda tangan atau paraf pada buku tersebut sebagai bukti bahwa suratnya telah diterima. Untuk surat yang dikirim melalui jasa pengiriman, yang tanda tangan atau paraf adalah petugas di tempat jasa pengiriman.
Adapun bentuk Buku Ekspedisi Ekstern adalah sebagai berikut:

BUKU EKSPEDISI EKSTERN
No Tgl Pengiriman Nomor Surat Tujuan Paraf Penerima

23
12/09/08
23K/M/Pr/IX/09
CV. Wardana
Jalan Perkutut 56
Bandung 40133

Demikianlah aktifitas-aktifitas yang berhubungan dengan mengelola surat keluar. Perlu diketahui bahwa prakteknya akan sangat bervariasi, tergantung pada organisasi masing-masing. Secara umum semakin besar suatu organisasi, maka aktivitas penanganannya akan semakin kompleks dan melibatkan banyak orang.