Macam-macam Mesin Pengganda

SCANNER

 adalah suatu alat elektronik yang fungsinya mirip dengan mesin fotokopi. Mesin fotocopy hasilnya dapat langsung kamu lihat pada kertas sedangkan scanner hasilnya ditampilkan pada layar monitor komputer dahulu kemudian baru dapat dirubah dan dimodifikasi sehingga tampilan dan hasilnya menjadi bagus yang kemudian dapat disimpan sebagai file text, dokumen dan gambar.    Bentuk dan ukuran scanner bermacam-macam, ada yang besarnya seukuran dengan kertas folio ada juga yang seukuran postcard, bahkan yang terbaru, berbentuk pena yang baru diluncurkan oleh perusahaan WizCom Technologies Inc. Scanner berukuran pena tersebut bisa menyimpan hingga 1.000 halaman teks cetak dan kemudian mentransfernya ke sebuah komputer pribadi (PC). Scanner berukuran pena tersebut dinamakan Quicklink. Pena scanner itu berukuran panjang enam inci dan beratnya sekitar tiga ons. Scanner tersebut menurut WizCom dapat melakukan pekerjaannya secara acak lebih cepat dari scanner yang berbentuk datar.

 Data yang telah diambil dengan scanner itu, bisa dimasukkan secara langsung ke semua aplikasi komputer yang mengenali teks ASCII. 

   Pada saat ini banyak sekali scanner yang beredar di dunia dengan berbagai merk pula, Di antaranya scanner keluaran dari Canon, Hewlett Packard ( HP ), EPSON, UMAX dan masih banyak lagi.
   Perbedaan tiap scanner dari berbagai merk terletak pada pemakaian teknologi dan resolusinya. Pemakaian teknologi misalnya penggunaan tombol-tombol digital dan teknik pencahayaan.
Cara kerja Scanner :
Ketika kamu menekan tombol mouse untuk memulai Scanning, yang terjadi adalah :

• Penekanan tombol mouse dari komputer menggerakkan pengendali kecepatan pada mesin scanner. Mesin yang terletak dalam scanner tersebut mengendalikan proses pengiriman ke unit scanning.
• Kemudian unit scanning menempatkan proses pengiiman ke tempat atau jalur yang sesuai untuk langsung memulai scanning.
• Nyala lampu yang terlihat pada Scanner menandakan bahwa kegiatan scanning sudah mulai dilakukan.
• Setelah nyala lampu sudah tidak ada, berarti proses scan sudah selesai dan hasilnya dapat dilihat pada layar monitor.
• Apabila hasil atau tampilan teks / gambar ingin dirubah, kita dapat merubahnya dengan menggunakan software-software aplikasi yang ada. Misalnya dengan photoshop, Adobe dan lain- lain. pot scanned.

Ada dua macam perbedaan scanner dalam memeriksa gambar yang berwarna yaitu :

• Scanner yang hanya bisa satu kali meng-scan warna dan menyimpan semua warna pada saat itu saja.
• Scanner yang langsung bisa tiga kali digunakan untuk menyimpan beberapa warna. Warna-warna tersebut adalah merah, hijau dan biru.

Scaner yang disebut pertama lebih cepat dibandingkan dengan yang kedua, tetapi menjadi kurang bagus jika digunakan untuk reproduksi warna. Kebanyakan scanner dijalankan pada 1-bit (binary digit / angka biner), 8-bit (256 warna), dan 24 bit (lebih dari 16 juta warna). Nah, bila kita membutuhkan hasil yang sangat baik maka dianjurtkan menggunakan scanner dengan bit yang besar agar resolusi warna lebih banyak dan bagus.

PRINTER
  Tentu anda mengetahui apa printer itu??PRINTER merupakan alat untuk mencetak yang dihubungkan dengan komputer.Anda bisa mencetak apa saja dari foto atau gambar,tesk,naskah dan lain sebagainya.

Cara Menggunakan Mesin Printer
1. Menggunakan printer yang bahkan dasar printer sangat mudah dilakukan. Ada berbagai model printer out there. Anda memiliki sangat dasar ke all-in-one printer. Printer dengan segalanya pretty much bekerja seperti biasa di printer Anda hanya memiliki lebih banyak untuk menekan tombol.


2. Pastikan bahwa printer hooked up dengan benar sebelum digunakan. Jika hal ini baru printer maka akan melalui cek dan mencetak sebuah halaman untuk Anda. Banyak waktu yang berbeda Anda dapat menyalakannya, anda akan mendengar tinta bergerak sekitar. Sesuatu yang mungkin muncul pada komputer mengatakan bahwa printer dan berfungsi sebagaimana mestinya.


3. Buka halaman yang akan dicetak. Jika Anda di Internet dan ingin mencetak sesuatu dari sana. Yang perlu anda lakukan adalah pergi ke file tersebut, kemudian turun ke halaman set up. Ini akan memberikan Anda lebih banyak pilihan untuk pencetakan dipilih. Setelah selesai membuat halaman Anda dapat memastikan Anda memiliki hak printer hooked up dengan mengklik "Printer" di bagian bawah. Setelah semuanya terlihat baik klik "OK" dan sekarang Anda harus mencetak halaman.


4. Membuka ". Doc" jika file yang di mana halaman Anda adalah bahwa Anda perlu untuk mencetak. Bila Anda siap untuk mencetak pergi ke "File" dan "Print Setup". Sekali lagi, Anda dapat memilih bagaimana Anda ingin melihat halaman Anda dan memeriksa dan memastikan kanan printer terpasang. Jika halaman sudah diatur dengan cara yang Anda inginkan, Anda dapat klik pada icon printer di tool bar atau ke "File" lalu "Print."


5. Menggunakan printer yang banyak dari waktu ke waktu akan mulai memakai tinta pasokan bawah Anda. Beberapa model printer memberitahu Anda bila tinta pasokan tidak cukup. Jika Anda memiliki sebuah printer lama Anda akan harus pergi oleh apa yang tampak seperti halaman yang dicetak. Jika sudah sangat lelah dan layu maka saatnya untuk menginstal cartridge tinta yang baru.

                                                    KOMPUTER 

Komputer adalah alat yang dipakai untuk mengolah data menurut prosedur yang telah dirumuskan. Kata computer semula dipergunakan untuk menggambarkan orang yang perkerjaannya melakukan perhitungan aritmatika, dengan atau tanpa alat bantu, tetapi arti kata ini kemudian dipindahkan kepada mesin itu sendiri. Asal mulanya, pengolahan informasi hampir eksklusif berhubungan dengan masalah aritmatika, tetapi komputer modern dipakai untuk banyak tugas yang tidak berhubungan dengan matematika.
Dalam arti seperti itu terdapat alat seperti slide rule, jenis kalkulator mekanik mulai dari abakus dan seterusnya, sampai semua komputer elektronik yang kontemporer. Istilah lebih baik yang cocok untuk arti luas seperti "komputer" adalah "yang mengolah informasi" atau "sistem pengolah informasi." Selama bertahun-tahun sudah ada beberapa arti yang berbeda dalam kata "komputer", dan beberapa kata yang berbeda tersebut sekarang disebut disebut sebagai komputer.
Kata computer secara umum pernah dipergunakan untuk mendefiniskan orang yang melakukan perhitungan aritmatika, dengan atau tanpa mesin pembantu. Menurut Barnhart Concise Dictionary of Etymology, kata tersebut digunakan dalam bahasa Inggris pada tahun 1646 sebagai kata untuk "orang yang menghitung" kemudian menjelang 1897 juga digunakan sebagai "alat hitung mekanis". Selama Perang Dunia II kata tersebut menunjuk kepada para pekerja wanita Amerika Serikat dan Inggris yang pekerjaannya menghitung jalan artileri perang dengan mesin hitung.
Cara menggunakan komputer dengan baik

 Komputer memiliki prosedur yang harus kita perhatikan. Langkah pertama yang harus anda ketahui adalah bagaimana cara mengaktifkan dan mematikan komputer dengan benar. Prosedur untuk mengaktifkan komputer dengan baik dan benar adalah:

* Pastikan semua kabel power sudah terhubung dengan aliran listrik.
* Hidupkan CPU (Central processing unit) dengan menekan tombol on atau power di casing.
* Hidupkan Monitor dengan menekan tombol on pada monitor.
* Tunggu hingga booting selesai, lalu akan muncul tampilan windows yang kita pergunakan. Prosedur untuk mematikan komputer dengan baik dan benar adalah:
* Klik tombol start yang berada pada taskbar.
* Lalu klik tombol Turn Off Computer.
* setelah muncul tampilan yang menampilkan 3 pilihan yaitu : 1. Standbay, 2 Turn Off, 3.Restart.
* Nah anda pilih yang turn off.


Berikut ini akan saya jelaskan mengenai pengoperasian Mesin Fotocopy

  1.Hidupkan mesin dengan menekan tombol ON terlebih dahulu

  2. Letakkan kertas pada kaca tempat foto copy dengan bagian tepi atas            menempel pada garis skala pada posisi yang tepat di tengah

  3. Dengan menekan tombol pengatur hasil copy.

  4. Tekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki
 
  5.  Tekan tombol cetak (start)

 6.  Jika sudah selesai tekan tombol OFF

 
 Mesin ketik atau mesin tik adalah mesin, atau alat elektronik dengan sebuah set tombol-tombol yang, apabila ditekan, menyebabkan huruf dicetak pada dokumen, biasanya kertas. Dari awal penemuannya sebelum tahun 1870 sampai pada abad 20, mesin ketik banyak digunakan oleh para penulis profesional dan pekerja di kantor. Sejak saat itu, mesin ketik telah menjadi bagian dari bisnis perusahaan dan menjadi produk komersil di seluruh dunia. Walaupun masih populer dengan beberapa profesi, seperti penulis, mesin ketik fungsinya telah teralihkan dengan kehadiran mesin lain. Pada akhir tahun 1980, mesin pengolah kata dan komputer pribadi (personal computer) telah menggantikan fungsi mesin ketik di beberapa negara di dunia bagian barat. Walaupun demikian, mesin ketik masih digunakan di beberapa negara tertentu di dunia hingga saat ini.

Jenis Mesin Ketik

A. Berdasarkan ukuran mesin

1. Mesin ketik portable - Ukuran mesin ketik kecil dan ringan sehingga dapat dibawa kemana saja. Mesin jenis ini dilengkapi dengan satu buah tutup yang menyerupai tas kecil.
2. Mesin ketik semi standar - Ukuran mesin ketik sedang dan memiliki komponen yang lebih lengkap dari jenis mesin ketik portable.
3. Mesin ketik standar - Ukuran mesin ketik besar dan berat sehingga sulit dipindahkan. Mesin jenis ini mempunyai perlengkapan yang lebih sempurna dari kedua jenis mesin ketik lainnya.

B. Berdasarkan ukuran huruf

1. Mesin ketik huruf Pica (Pica type) - Mesin ketik ini biasanya digunakan untuk menulis karya ilmiah. Huruf Pica adalah jenis huruf ukuran besar, setiap satu inci ketikan menempati sepuluh hentakan.
2. Mesin ketik huruf Elite (Elite type) - Mesin ketik ini digunakan untuk mengetik huruf elite, yang ukurannya lebih kecil dari huruf Pica. Setiap satu inci ketikan memuat dua belas hentakan.

C. Berdasarkan tenaga penggerak

1. Mesin ketik manual (manual typewriter) - Jenis mesin ketik ini sering disebut dengan mesin ketik tangan, karena digerakkan oleh tangan manusia yang meliputi memencet tombol, menggeser gindaran, dan sebagainya.
2. Mesin ketik listrik (electric typewriter) - Mesin ketik ini digerakkan oleh tenaga listrik. Dalam pengoperasiannya, manusia berperan sebagai pengendali.Sumber : dewinurkarisakyuhyun.blogspot.com
   

TATA CARA MENERIMA TELEPON

Telepon berasal Dari kata tele murah telepon Yang Mempunyai pengertian Jauh murah mendengar. Jadi, Telepon adalah Berbicara Dari jarak Jauh. Telepon merupakan alat Komunikasi Yang Paling efektif. Oleh sebab ITU, Permintaan Telepon Yang Akan semakin MENINGKAT. Telepon merupakan BAGIAN Dari Kehidupan Manusia Sarana penunjang bisnis. Pengguna TELEPON PADA Berbagai terdapat lapisan Masyarakat Baik individu atau Instansi. Kini TELEPON Sudah dimodifikasi, menjadi alat Komunikasi Yang Multiguna, murah beraneka ragam model. 
B. Etika Menangani Telepon 
Sekretaris atau Resepsionis Dalam, Pekerjaan Sehari - hari adalah menelepon murah menerima TELEPON, sikap hormat murah Rama Dalam, menerima atau bertelepon sangat berpengaruh terhadap Nilai seseorang. Bersikaplah wajar murah Rama Dalam, pembicaraan ditelepon. Berbicara ANDA ditelepon Harus Tulus murah mau mendengarkan apa Yang dikatakan oleh Orang Yang Berbicara DENGAN ANDA. Kalau ANDA Berbicara 
ditelepon membiasakan Diri Tersenyum. Janganlah Sekali - kali beranggapan bahwa Orang Yang Tidak Melihat menelepon ANDA. Oleh sebab ITU, njaluk diusahakan berikanlah Kesan Yang Baik, jangan tergesa DENGAN Berbicara - Gesa atau Marah. Berhati - hatilah agar nada kesal kentara Tidak Sampai ANDA PADA suara. Suara ANDA mewakili suara pimpinan murah perusahaan. Sering kali Orang Yang Menarik kesimpulan tentang menelepon pimpinan perusahaan ANDA murah berdasarkan relasi Yang diperolehnya Waktu 
menelepon. Akibat Pelayanan Yang Kurang menyenangkan TELEPON Bisa menghancurkan Usaha Seluruh perusahaan. Demikian, sikap Yang Baik Dalam, Melayani TELEPON dapat memberikan Nama Baik Kepada Kantor. 
D. Langkah - Langkah murah Pelayanan Telepon 
1. Menyiapakan alat tulis, letakkan didekat pesawat Telepon. Agar mudah dipergunakan
2.Catatlah nomor - Nomor Telepon Penting Yang Dibutuhkan SERING murah letakanlah di Meja Kerja, UNTUK memudahkan Bila diperlukan. 
3. Janganlah Berbicara DENGAN Orang ketiga PADA Waktu menelepon. 
4. Dalam, pembicaraan Telepon, kata - kata diucapkan DENGAN Harus Jelas, perhatikanlah volume suara suara ANDA, bicaralah DENGAN nada suara lancar murah Tidak boleh Datar. 
5. Angkatlah gagang TELEPON Sebelum ketiga kalinya. 
6. Jawablah DENGAN memberikan Identitas ANDA, Segera tanyakan siapa Yang mengajak Bicara, apabila penelepon Tidak menyebutkan Identitas jangan dihubungkan DENGAN pimpinan, walaupun Dalam, keadaan mendesak. 
7. Apabila pimpinan Tidak ada ditempat, murah ANDA Tidak dapat membantu penelepon Mengatasi persoalan, jangan memberitahukan pimpinan Bisa ditemui. 
8. Apabila panggilan TELEPON Datang, sedangkan ANDA sedang DENGAN TELEPON Melayani pembicaraan lainnya, Katakan bahwa ANDA Harus menerima TELEPON lain. Mintalah penelepon Pertama Kepada agar mau Menunggu, jawablah panggilan penelepon kedua, mintalah padanya supaya dialog sementara Menunggu ANDA mau menyelesaikan pembicaraan Pertama, Serta minta maaf KARENA Harus Menunggu. Sekretaris bertanggung jawab Yang Penuh Atas kelancaran menerima TELEPON murah menelepon dapat membina hubungan Baik ANTARA Kantor Kantor DENGAN lain.

Cara Menyusun Notulen Rapat

MENYUSUN NOTULEN RAPAT

Notulen Artinya catatan laporan pendek tentang apa-apa yang akan dibicarakan atau diputuskan dalam rapat.

NOtulen harus ditulis dengan teliti benar dan jelas sebab merupakan sumber informasi sekaligus dokumen otentik .

Selama rapat berlangsung penulis notulen perlu memperhatikan hal-hal dibawah ini :

1.        Memusatkan perhatian kepada setiap pembicaraan

2.        Mencatat setiap pembicaraan secara cermat termasuk kesimpulan dan keputusannya.

3.        Pembicaraan hendaknya dikelompokkan secara teratur agar memudahkan menyusun aturan laporan.

4.        Bila semua pembicaraan telah selesai diteliti kembali , beberapa pembicaraan yang sama dapat disatukan kemudian dibuat susunan yang lebih sistematis barulah dibuat laporannya.

Notulen yang lengkap berisikan biasanya hal-hal dibawah ini walaupun susunannya bias bervariasi. Antara lain:

1.        Jenis Rapat (Rapat Rutin , tahunan,, Luar biasa atau jenis lain)

2.        Hari dan Tanggal diselenggarakan Rapat

3.        Tempat

4.        Waktu Dimulai dan Berakhirnya Rapat

5.        Nama dan jabatan Pimpinan Rapat

6.        Daftar Hadir peserta

7.        Ikhtisar Pembicaraan

·         Pembicara I

·         Pembicara II

1.        Asul atau perbaikan

2.        Keputusan

3.        Tanggal berapa akan diadakan rapat berikutny

Tata Cara Menyelenggarakan Rapat Dinas

Rapat (meeting), baik formal maupun informal dipersiapkan ataupun mendadak, merupakan bagian penting dari kehidupan kerja. Saat penyelesaian pekerjaan lebih berorientasi pada tim dan manajemen menjadi lebih partisipatoris, orang pun menghadiri lebih banyak rapat dibanding sebelumnya. Walaupun demikian, tetap saja hampir secara umum rapat tidak disukai. Komentar yang umum, misalnya ”kita terlalu sering rapat”. ”Rapat tidak menghasilkan apa pun, ” dan ”Buang-buang waktu saja.”

Oleh karena itu, pertimbangan perlu tidaknya menyelenggarakan sebuah rapat menjadi sebuah hal penting. Tidak perlu diadakan rapat kecuali bila topiknya penting, tidak dapat ditunda dan memerlukan suatu pertukaran ide-ide. Jika aliran informasi hanya bersifat satu arah dan tidak memerlukan umpan balik maka tidak perlu menjadwalkan sebuah rapat. Ingat, biaya nyata sebuah rapat adalah produktivitas yang hilang dari para karyawan akibat kewajiban mereka menghadiri sebuah rapat. Untuk memutuskan apakah tujuan rapat tersebut penting, sebaiknya diadakan diskusi singkat dari orang-orang kunci yang hendak diundang, utamanya tentang perlu tidaknya sebuah rapat.

Akan tetapi, rapat mempunyai tujuan penting lain bagi karier Anda di kantor. Karena rapat memberikan kesempatan pada staf untuk tampil sekaligus sebagai sarana utama untuk pengembangan staf, terutama dalam upaya untuk menunjukkan kepemimpinan, keahlian berkomunikasi dan kemampuan staf dalam menyelesaikan masalah. Menguasai ketrampilan dalam mempersiapkan acara rapat, mencatat, dan menghadiri (berkontribusi aktif) rapat dari sejak dini dalam karier secara tidak langsung akan meningkatkan reputasi Anda dalam kehidupan kerja.

Dalam suatu kegiatan perkantoran, mungkin Anda akan diminta oleh atasan buat menyiapkan sebuah rapat dinas. Untuk itu, hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan rapat sebagai berikut:

1. Melihat Tujuan Rapat
Perhatikan tujuan atau agenda penyelenggaraan suatu rapat (misal : untuk memecahkan masalah, membuat sebuah keputusan, atau mengumpulkan informasi). Jika belum jelas tanyakan hal tersebut pada pimpinan Anda. Jangan ragu untuk bertanya karena kegiatan pertama ini merupakan kunci bagi langkah penyiapan rapat berikutnya.

2. Mempersiapkan Peserta Rapat
Persiapkan konsep surat undangan dengan baik. Periksa dan pertimbangkan lagi daftar orang-orang yang harus diundang dalam rapat, dengan dasar besar kecilnya kontribusi mereka terhadap agenda rapat. Konsultasikan dengan atasan Anda tentang daftar undangan rapat tersebut, utamanya dalam hal mana yang harusnya perlu atau tidak perlu diundang. Mintalah petunjuk pada atasan tentang siapa yang nantinya akan memimpin jalannya rapat, menjadi moderator (jika diperlukan), serta menjadi notulen rapat. Sehari sebelum pelaksanaan rapat, pastikan kehadiran orang-orang yang diundang dalam kegiatan rapat dinas. Jika tidak bisa hadir, minta mereka dapat mewakilkannya pada orang yang kompeten terhadap masalah yang hendak dibahas.

3. Mempersiapkan Ruangan
Salah satu dari sekian banyak hal yang harus dilakukan dalam rapat adalah mempersiapkan ruangan di mana rapat akan diselenggarakan. Hal ini harus dilakukan sebelum rapat diselenggarakan dan sebelum undangan dikirim keluar kepada para anggota. Ruangan sebaiknya dipilih yang nyaman dan sesuaikan dengan jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat. Kalau melibatkan instansi diluar kantor, check lagi jumlah orang yang akan hadir pada rapat yang hendak diselenggarakan karena akan mempengaruhi jumlah meja kursi yang harus disiapkan sekaligus jumlah snack atau makanan yang hendak disediakan. Atur pula tata letak meja dan kursi sesuai dengan keperluan rapat.

4. Membuat Daftar Acara
Apabila hal yang akan dibicarakan dalam pertemuan yang akan deselenggarakan telah ada, maka acara di dalam suatu pertemuan harus dibuat dan disusun secara sistematis, dengan cara membuat suatu pokok-pokok acara dalam garis besar. Tunjuk orang-orang yang akan duduk sebagai moderator (bila perlu) serta notulen rapat. Rancang acara rapat itu sesingkat mungkin dan kalau bisa sebelum makan siang rapat sudah bisa diakhiri untuk menghemat biaya rapat.

5. Mempersiapkan Bahan Rapat
Bersamaan waktu dengan mempersiapkan undangan kepada para peserta rapat, maka Anda harus juga mempersiapkan bahan yang dipergunakan dalam rapat atau pertemuan dimaksud. Bahan-bahan itu dapat berupa acara atau agenda rapat pada waktu itu, hasil rapat yang lalu, kertas-kertas kerja dari para peserta yang akan dibahas, dll. Sebaiknya bahan-bahan rapat itu sudah Anda fotocopy sejumlah peserta dan sudah siap sehari sebelum pelaksanaan rapat. Kegiatan terakhir ini penting guna memfokuskan peserta dalam kegiatan rapat yang sedang berlangsung. (Dan saya melihat hal ini sering terlupakan oleh penyelenggara rapat dinas, yakni lupa memperbanyak bahan-bahan sejumlah peserta rapat.)

6. Mempersiapkan Peralatan Rapat
Di dalam penyelenggaraan suatu pertemuan biasanya dibutuhkan alat-alat yang diperlukan untuk tulis menulis. Anda harus membuat suatu daftar keperluan untuk memenuhi kebutuhan ini. Alat-alat yang biasanya diperlukan dalam hal ini adalah papan tulis, spidol, Flip-chart, Overhead projector atau slide projector, LCD, Tape Recorder untuk merekam jalannya rapat (jika perlu), alat-alat kelengkapan menulis seperti misalnya jepit kertas, klip kertas, perfurator, stapler dengan isinya, gunting, cutter, peruncing pensil, dan lain-lain. Segala sesuatu peralatan tersebut di atas harus telah dipersiapkan oleh Anda dan telah tersedia pada waktu rapat dimulai.

7. Mengirimkan Hasil Rapat
Setelah rapat selesai, maka Anda dapat meminta catatan rapat dari notulen serta mengirimkan hasil rapat berupa notulen tersebut setelah diketik secara rapi dan ditandatangani oleh notulen dan diketahui pimpinan Anda. Untuk hal tertentu hasil rapat dapat diberitahukan melalui pesawat telepon kepada anggota rapat.

8. Melakukan Pekerjaan-pekerjaan Tindak Lanjut
Pekerjaan-pekerjaan yang termasuk dalam tindak lanjut dari suatu rapat biasanya antara lain apabila rapat yang diselenggarakan merupakan rapat yang bersifat periodik, maka Anda dapat mengikutsertakan lembaran atau slip yang meminta keterangan dari para anggota mengenai bisa atau tidaknya ia menghadiri pertemuan yang akan datang. Dari jawaban slip ini, Anda harus telah membuat daftar dari para peserta yang akan menghadiri pertemuan yang akan datang.

MENGELOLA RAPAT SECARA EFEKTIF

       Rapat di tiap unit kerja adalah forum untuk mengambil keputusan tertentu. Setiap keputusan yang ingin dibuat tentunya yang terbaik. Hal itu berkait dengan kepentingan unit, individu karyawan, dan perusahaan. Dalam prakteknya proses penyelenggaraan dan hasil rapat mungkin kurang memuaskan. Dalam arti bahwa ketika rapat berlangsung sering tidak memiliki agenda dan arah yang jelas, pembicaraan ngalor-ngidul, waktu bicara sulit diatur, pimpinan rapat tidak mampu memimpin rapat dsb. Akibatnya hasil rapat tidak optimum.

       Rapat adalah salah satu bentuk komunikasi. Di dalamnya ada interaksi antarpeserta rapat dan antara pimpinan rapat dengan peserta. Interaksi itu berupa tukar pikiran, diskusi, dan debat. Dari interaksi itu maka dihasilkan keputusan rapat. Seberapa jauh rapat berjalan dan dengan hasil efektif antara lain akan sangat dipengaruhi oleh persiapan rapat, peran pimpinan rapat, partisipasi aktif peserta, dan penerapan metode rapatnya serta fasilitas pendukung. Dalam hal ini manajer suatu unit kerja harus sudah memersiapkan beberapa hal yaitu:

1. agenda yang akan dibahas; harus fokus dan jelas butir-butir bahasan yang akan didiskusikan, apakah bersifat umum atau spesifik, dan apa yang ingin diputuskan;
2. siapa saja yang akan diundang rapat; akan sangat bergantung pada jenis rapat, lingkup bahasan, dan tujuan rapat; apakah juga melibatkan mereka yang di luar unit kerja
3. bagaimana tatakerja rapat diselenggarakan; termasuk di dalamnya tatacara dan tatatertib berdiskusi dan pengambilan keputusan rapat; misalnya tentang pembagian giliran bicara, bagaimana kalau terjadi deadlock, dan apakah setiap keputusan melalui musyawarah atau pemunggutan suara;
4. siapa yang memimpin rapat; siapapun yang memimpin rapat bukan sekedar pengatur waktu giliran bicara namun harus memahami apa isi agenda, piawai memimpin rapat, komunikatif, bijaksana dalam mengatur waktu dan giliran bicara, mampu meredakan konflik, dan mampu menyimpulkan hasil rapat yang bisa diterima semua peserta rapat;
5. siapa yang menjadi sekertaris; yaitu dia yang mewakili pimpinan rapat, memahami isi agenda, membuat catatan pembicaraan, dan membuat konsep keputusan rapat;
6. siapa yang menjadi notulis; yaitu bisa berjumlah 1-2 orang yang bertugas untuk mencatat keseluruhan isi pembicaraan setiap peserta rapat; dan membuat catatan rapat untuk diberikan kepada sekertaris sebagai bahan perumusan keputusan rapat;
7. kapan dan dimana diadakan; lamanya rapat akan bergantung pada jenis, lingkup rapat, dan keputusan yang diambil; bisa beberapa jam sampai 1-2 hari; dan diadakan di tempat yang nyaman (cukup luas, tidak panas atau lembab, cahaya yang terang, meja dan kursi yang cukup, dan fentilasi yang baik);
8. alat-alat yang perlu disediakan, seperti komputer, pengeras suara, LCD, alat tulis menulis,dsb;
9. konsumsi berupa makanan (kecil dan atau besar) dan minuman sesuai kebutuhan; semakin panjang waktu rapat semakin dibutuhkan konsumsi;
10. penyampaian undangan rapat (agenda terinci, waktu yang jelas, dan lokasi rapat) berikut bahan-bahan rapat; idealnya undangan rapat telah sampai seminggu ke peserta sebelum waktu rapat dimulai; maksudnya agar semua peserta sudah memrioritaskan untuk hadir dan sudah dapat memersiapkan diri dengan gagasan-gagasan,

       Dengan asumsi rapat sudah dipersiapkan dengan matang maka keberhasilan proses dan keputusan rapat sangat bergantung pada dua “pemain” utama yakni pimpinan dan peserta rapat. Karena itu pimpinan rapat harus melakukan beberapa hal berikut :

1. sebaiknya hadir lebih awal ketimbang peserta rapat untuk menunjukkan  kesungguhan dalam memimpin rapat;

2. sebelum rapat, pimpinan dan peserta rapat di lokasi rapat melakukan obrolan-obrolan rileks dalam rangka membangun suasana hangat;

3. membuka rapat kalau jumlah yang hadir sudah dianggap memenuhi persyaratan rapat; dan menguraikan tentang tatacara dan tatatertib rapat; namun yang sangat perlu diperhatikan adalah ketepatan waktu dimulainya rapat;

4. menjelaskan latarbelakang, maksud dan tujuan rapat; kemudian diikuti dengan penjelasan butir-butir bahasan yang akan didiskusikan; dan lalu diperlukan kesepakatan kolektif atas agenda tsb;

5. memberikan kesempatan kepada siapapun untuk berbicara; bisa secara langsung atau berdasarkan tiap sesi (maksimum 4 orang persesi);

6. mengatur proses diskusi misalnya melakukan kontrol agar pembicaraan fokus pada inti bahasan atau tidak bertele-tele, menghindari konflik antarpeserta dengan cara arif (tidak memihak) menjelaskan perbedaan-perbedaan yang ada diarahkan pada inti dan tujuan rapat; kalau terjadi kemacetan maka bisa dilakukan skors untuk waktu tertentu;

7. merumuskan konsep keputusan rapat dan kemudian disampaikan kepada forum untuk memeroleh tanggapan dan persetujuan; untuk membantu pimpinan rapat maka jika dianggap perlu dapat dibentuk tim perumus.

       Sementara itu agar proses dan hasil rapat berlangsung efektif maka peran peserta sangat penting. Mereka diharapkan sudah memersiapkan diri dengan isyu dan gagasan, ikut aktif memelihara jalannya rapat seperti tidak mendominasi pembicaraan, bertoleransi dengan setiap perbedaan, tidak menyinggung masalah-masalah pribadi dan SARA, tidak hanya mengritik pembicaraan orang lain tetapi juga memberikan gagasan, dan hadir dengan tertib. Dan lebih dari itu mereka harus sudah siap menerima setiap keputusan yang sudah disepakati. Tentu saja merealisasikannya dalam bentuk kerja nyata.