Tata Cara Menyelenggarakan Rapat Dinas

Rapat (meeting), baik formal maupun informal dipersiapkan ataupun mendadak, merupakan bagian penting dari kehidupan kerja. Saat penyelesaian pekerjaan lebih berorientasi pada tim dan manajemen menjadi lebih partisipatoris, orang pun menghadiri lebih banyak rapat dibanding sebelumnya. Walaupun demikian, tetap saja hampir secara umum rapat tidak disukai. Komentar yang umum, misalnya ”kita terlalu sering rapat”. ”Rapat tidak menghasilkan apa pun, ” dan ”Buang-buang waktu saja.”

Oleh karena itu, pertimbangan perlu tidaknya menyelenggarakan sebuah rapat menjadi sebuah hal penting. Tidak perlu diadakan rapat kecuali bila topiknya penting, tidak dapat ditunda dan memerlukan suatu pertukaran ide-ide. Jika aliran informasi hanya bersifat satu arah dan tidak memerlukan umpan balik maka tidak perlu menjadwalkan sebuah rapat. Ingat, biaya nyata sebuah rapat adalah produktivitas yang hilang dari para karyawan akibat kewajiban mereka menghadiri sebuah rapat. Untuk memutuskan apakah tujuan rapat tersebut penting, sebaiknya diadakan diskusi singkat dari orang-orang kunci yang hendak diundang, utamanya tentang perlu tidaknya sebuah rapat.

Akan tetapi, rapat mempunyai tujuan penting lain bagi karier Anda di kantor. Karena rapat memberikan kesempatan pada staf untuk tampil sekaligus sebagai sarana utama untuk pengembangan staf, terutama dalam upaya untuk menunjukkan kepemimpinan, keahlian berkomunikasi dan kemampuan staf dalam menyelesaikan masalah. Menguasai ketrampilan dalam mempersiapkan acara rapat, mencatat, dan menghadiri (berkontribusi aktif) rapat dari sejak dini dalam karier secara tidak langsung akan meningkatkan reputasi Anda dalam kehidupan kerja.

Dalam suatu kegiatan perkantoran, mungkin Anda akan diminta oleh atasan buat menyiapkan sebuah rapat dinas. Untuk itu, hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan rapat sebagai berikut:

1. Melihat Tujuan Rapat
Perhatikan tujuan atau agenda penyelenggaraan suatu rapat (misal : untuk memecahkan masalah, membuat sebuah keputusan, atau mengumpulkan informasi). Jika belum jelas tanyakan hal tersebut pada pimpinan Anda. Jangan ragu untuk bertanya karena kegiatan pertama ini merupakan kunci bagi langkah penyiapan rapat berikutnya.

2. Mempersiapkan Peserta Rapat
Persiapkan konsep surat undangan dengan baik. Periksa dan pertimbangkan lagi daftar orang-orang yang harus diundang dalam rapat, dengan dasar besar kecilnya kontribusi mereka terhadap agenda rapat. Konsultasikan dengan atasan Anda tentang daftar undangan rapat tersebut, utamanya dalam hal mana yang harusnya perlu atau tidak perlu diundang. Mintalah petunjuk pada atasan tentang siapa yang nantinya akan memimpin jalannya rapat, menjadi moderator (jika diperlukan), serta menjadi notulen rapat. Sehari sebelum pelaksanaan rapat, pastikan kehadiran orang-orang yang diundang dalam kegiatan rapat dinas. Jika tidak bisa hadir, minta mereka dapat mewakilkannya pada orang yang kompeten terhadap masalah yang hendak dibahas.

3. Mempersiapkan Ruangan
Salah satu dari sekian banyak hal yang harus dilakukan dalam rapat adalah mempersiapkan ruangan di mana rapat akan diselenggarakan. Hal ini harus dilakukan sebelum rapat diselenggarakan dan sebelum undangan dikirim keluar kepada para anggota. Ruangan sebaiknya dipilih yang nyaman dan sesuaikan dengan jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat. Kalau melibatkan instansi diluar kantor, check lagi jumlah orang yang akan hadir pada rapat yang hendak diselenggarakan karena akan mempengaruhi jumlah meja kursi yang harus disiapkan sekaligus jumlah snack atau makanan yang hendak disediakan. Atur pula tata letak meja dan kursi sesuai dengan keperluan rapat.

4. Membuat Daftar Acara
Apabila hal yang akan dibicarakan dalam pertemuan yang akan deselenggarakan telah ada, maka acara di dalam suatu pertemuan harus dibuat dan disusun secara sistematis, dengan cara membuat suatu pokok-pokok acara dalam garis besar. Tunjuk orang-orang yang akan duduk sebagai moderator (bila perlu) serta notulen rapat. Rancang acara rapat itu sesingkat mungkin dan kalau bisa sebelum makan siang rapat sudah bisa diakhiri untuk menghemat biaya rapat.

5. Mempersiapkan Bahan Rapat
Bersamaan waktu dengan mempersiapkan undangan kepada para peserta rapat, maka Anda harus juga mempersiapkan bahan yang dipergunakan dalam rapat atau pertemuan dimaksud. Bahan-bahan itu dapat berupa acara atau agenda rapat pada waktu itu, hasil rapat yang lalu, kertas-kertas kerja dari para peserta yang akan dibahas, dll. Sebaiknya bahan-bahan rapat itu sudah Anda fotocopy sejumlah peserta dan sudah siap sehari sebelum pelaksanaan rapat. Kegiatan terakhir ini penting guna memfokuskan peserta dalam kegiatan rapat yang sedang berlangsung. (Dan saya melihat hal ini sering terlupakan oleh penyelenggara rapat dinas, yakni lupa memperbanyak bahan-bahan sejumlah peserta rapat.)

6. Mempersiapkan Peralatan Rapat
Di dalam penyelenggaraan suatu pertemuan biasanya dibutuhkan alat-alat yang diperlukan untuk tulis menulis. Anda harus membuat suatu daftar keperluan untuk memenuhi kebutuhan ini. Alat-alat yang biasanya diperlukan dalam hal ini adalah papan tulis, spidol, Flip-chart, Overhead projector atau slide projector, LCD, Tape Recorder untuk merekam jalannya rapat (jika perlu), alat-alat kelengkapan menulis seperti misalnya jepit kertas, klip kertas, perfurator, stapler dengan isinya, gunting, cutter, peruncing pensil, dan lain-lain. Segala sesuatu peralatan tersebut di atas harus telah dipersiapkan oleh Anda dan telah tersedia pada waktu rapat dimulai.

7. Mengirimkan Hasil Rapat
Setelah rapat selesai, maka Anda dapat meminta catatan rapat dari notulen serta mengirimkan hasil rapat berupa notulen tersebut setelah diketik secara rapi dan ditandatangani oleh notulen dan diketahui pimpinan Anda. Untuk hal tertentu hasil rapat dapat diberitahukan melalui pesawat telepon kepada anggota rapat.

8. Melakukan Pekerjaan-pekerjaan Tindak Lanjut
Pekerjaan-pekerjaan yang termasuk dalam tindak lanjut dari suatu rapat biasanya antara lain apabila rapat yang diselenggarakan merupakan rapat yang bersifat periodik, maka Anda dapat mengikutsertakan lembaran atau slip yang meminta keterangan dari para anggota mengenai bisa atau tidaknya ia menghadiri pertemuan yang akan datang. Dari jawaban slip ini, Anda harus telah membuat daftar dari para peserta yang akan menghadiri pertemuan yang akan datang.