MENGELOLA RAPAT SECARA EFEKTIF

       Rapat di tiap unit kerja adalah forum untuk mengambil keputusan tertentu. Setiap keputusan yang ingin dibuat tentunya yang terbaik. Hal itu berkait dengan kepentingan unit, individu karyawan, dan perusahaan. Dalam prakteknya proses penyelenggaraan dan hasil rapat mungkin kurang memuaskan. Dalam arti bahwa ketika rapat berlangsung sering tidak memiliki agenda dan arah yang jelas, pembicaraan ngalor-ngidul, waktu bicara sulit diatur, pimpinan rapat tidak mampu memimpin rapat dsb. Akibatnya hasil rapat tidak optimum.

       Rapat adalah salah satu bentuk komunikasi. Di dalamnya ada interaksi antarpeserta rapat dan antara pimpinan rapat dengan peserta. Interaksi itu berupa tukar pikiran, diskusi, dan debat. Dari interaksi itu maka dihasilkan keputusan rapat. Seberapa jauh rapat berjalan dan dengan hasil efektif antara lain akan sangat dipengaruhi oleh persiapan rapat, peran pimpinan rapat, partisipasi aktif peserta, dan penerapan metode rapatnya serta fasilitas pendukung. Dalam hal ini manajer suatu unit kerja harus sudah memersiapkan beberapa hal yaitu:

1. agenda yang akan dibahas; harus fokus dan jelas butir-butir bahasan yang akan didiskusikan, apakah bersifat umum atau spesifik, dan apa yang ingin diputuskan;
2. siapa saja yang akan diundang rapat; akan sangat bergantung pada jenis rapat, lingkup bahasan, dan tujuan rapat; apakah juga melibatkan mereka yang di luar unit kerja
3. bagaimana tatakerja rapat diselenggarakan; termasuk di dalamnya tatacara dan tatatertib berdiskusi dan pengambilan keputusan rapat; misalnya tentang pembagian giliran bicara, bagaimana kalau terjadi deadlock, dan apakah setiap keputusan melalui musyawarah atau pemunggutan suara;
4. siapa yang memimpin rapat; siapapun yang memimpin rapat bukan sekedar pengatur waktu giliran bicara namun harus memahami apa isi agenda, piawai memimpin rapat, komunikatif, bijaksana dalam mengatur waktu dan giliran bicara, mampu meredakan konflik, dan mampu menyimpulkan hasil rapat yang bisa diterima semua peserta rapat;
5. siapa yang menjadi sekertaris; yaitu dia yang mewakili pimpinan rapat, memahami isi agenda, membuat catatan pembicaraan, dan membuat konsep keputusan rapat;
6. siapa yang menjadi notulis; yaitu bisa berjumlah 1-2 orang yang bertugas untuk mencatat keseluruhan isi pembicaraan setiap peserta rapat; dan membuat catatan rapat untuk diberikan kepada sekertaris sebagai bahan perumusan keputusan rapat;
7. kapan dan dimana diadakan; lamanya rapat akan bergantung pada jenis, lingkup rapat, dan keputusan yang diambil; bisa beberapa jam sampai 1-2 hari; dan diadakan di tempat yang nyaman (cukup luas, tidak panas atau lembab, cahaya yang terang, meja dan kursi yang cukup, dan fentilasi yang baik);
8. alat-alat yang perlu disediakan, seperti komputer, pengeras suara, LCD, alat tulis menulis,dsb;
9. konsumsi berupa makanan (kecil dan atau besar) dan minuman sesuai kebutuhan; semakin panjang waktu rapat semakin dibutuhkan konsumsi;
10. penyampaian undangan rapat (agenda terinci, waktu yang jelas, dan lokasi rapat) berikut bahan-bahan rapat; idealnya undangan rapat telah sampai seminggu ke peserta sebelum waktu rapat dimulai; maksudnya agar semua peserta sudah memrioritaskan untuk hadir dan sudah dapat memersiapkan diri dengan gagasan-gagasan,

       Dengan asumsi rapat sudah dipersiapkan dengan matang maka keberhasilan proses dan keputusan rapat sangat bergantung pada dua “pemain” utama yakni pimpinan dan peserta rapat. Karena itu pimpinan rapat harus melakukan beberapa hal berikut :

1. sebaiknya hadir lebih awal ketimbang peserta rapat untuk menunjukkan  kesungguhan dalam memimpin rapat;

2. sebelum rapat, pimpinan dan peserta rapat di lokasi rapat melakukan obrolan-obrolan rileks dalam rangka membangun suasana hangat;

3. membuka rapat kalau jumlah yang hadir sudah dianggap memenuhi persyaratan rapat; dan menguraikan tentang tatacara dan tatatertib rapat; namun yang sangat perlu diperhatikan adalah ketepatan waktu dimulainya rapat;

4. menjelaskan latarbelakang, maksud dan tujuan rapat; kemudian diikuti dengan penjelasan butir-butir bahasan yang akan didiskusikan; dan lalu diperlukan kesepakatan kolektif atas agenda tsb;

5. memberikan kesempatan kepada siapapun untuk berbicara; bisa secara langsung atau berdasarkan tiap sesi (maksimum 4 orang persesi);

6. mengatur proses diskusi misalnya melakukan kontrol agar pembicaraan fokus pada inti bahasan atau tidak bertele-tele, menghindari konflik antarpeserta dengan cara arif (tidak memihak) menjelaskan perbedaan-perbedaan yang ada diarahkan pada inti dan tujuan rapat; kalau terjadi kemacetan maka bisa dilakukan skors untuk waktu tertentu;

7. merumuskan konsep keputusan rapat dan kemudian disampaikan kepada forum untuk memeroleh tanggapan dan persetujuan; untuk membantu pimpinan rapat maka jika dianggap perlu dapat dibentuk tim perumus.

       Sementara itu agar proses dan hasil rapat berlangsung efektif maka peran peserta sangat penting. Mereka diharapkan sudah memersiapkan diri dengan isyu dan gagasan, ikut aktif memelihara jalannya rapat seperti tidak mendominasi pembicaraan, bertoleransi dengan setiap perbedaan, tidak menyinggung masalah-masalah pribadi dan SARA, tidak hanya mengritik pembicaraan orang lain tetapi juga memberikan gagasan, dan hadir dengan tertib. Dan lebih dari itu mereka harus sudah siap menerima setiap keputusan yang sudah disepakati. Tentu saja merealisasikannya dalam bentuk kerja nyata.